O trabalho também pode ser considerado pioneiro no País, já que, mesmo em empresas privadas, o registro ainda é principalmente manual.

O chefe-geral da Embrapa Agroenergia, Manoel Teixeira Souza Júnior, afirma que o projeto visa a preservar a memória da pesquisa na Unidade. “Os artigos que publicamos contêm uma parcela pequena dos dados que produzimos; a maior parte da informação fica nas atas e perdê-la significaria reproduzir erros e desperdiçar esforços e recursos”, explica. O chefe-geral salienta que o registro digital é uma tendência no mundo. “Este é um projeto piloto e pode servir de modelo para outras unidades da Embrapa”, diz.

O esforço para implantação das atas eletrônicas envolveu o Setor de Gestão de Laboratórios, o Comitê Técnico Interno (CTI), o Núcleo de Garantia da Qualidade e o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI). O analista Richardson Lima coordenou o grupo que se engajou no projeto e conta que, nesta primeira fase de implantação do sistema, o objetivo é “manter em formato digital a memória de pesquisa da unidade em um ambiente que permita rastreabilidade, controle de acesso e backup controlado dos registros”.

A equipe da Unidade analisou o ambiente interno e externo e visitou grandes empresas para conhecer metodologias de registro de pesquisa, mas o que observou é que as anotações manuais ainda predominam. Também estudou alguns softwares livres disponíveis no mercado, mas nenhum deles atendia às necessidades dos centros de pesquisa. Tomou-se, então, a decisão de construir um sistema próprio, baseado em controle de versões.

Na primeira fase do projeto, não foi desenvolvido um software propriamente dito. A equipe do NTI selecionou uma ferramenta de versionamento com licença livre para armazenar as atas, que são editadas em arquivo de texto. Cada vez que o documento é atualizado no sistema, a ferramenta cria uma nova versão dele, mas preserva as antigas. O supervisor do NTI, Marcelo Vicente de Paula, diz que facilidade de uso e segurança foram dois fatores considerados pela equipe. “Essa é a primeira fase do projeto. A partir da experiência que adquirirmos, poderemos trazer novas tecnologias para facilitar o trabalho”, comenta.

O grupo de trabalho elaborou um procedimento operacional padrão (POP) a ser seguido pelas equipes para utilização da ata eletrônica. A partir de uma solicitação para o CTI, é aberto um documento para cada pessoa que conduz experimentos. Além da identificação do projeto de pesquisa, o formulário adotado prevê o preenchimento de informações nos seguintes campos: planejamento, registro, resultados e discussões, conclusão. Ao menos uma vez por mês, todos precisam carregar suas atas atualizadas para o sistema e, a partir de então, não é mais permitido excluir informações. Para garantir a confidencialidade da ata, apenas o autor e o pesquisador responsável pelo projeto têm acesso aos documentos eletrônicos. A cada três meses, elas são impressas, assinadas e arquivadas pelo CTI.

Toda a equipe de P&D passou por treinamentos para utilizar as atas eletrônicas. A supervisora do Setor de Gestão de Laboratórios, Angélica Gomes, explica que, nos primeiros seis meses de implantação do sistema, um grupo fará o acompanhamento qualitativo para verificar se os documentos estão sendo preenchidas de acordo com o POP estabelecido e orientar na melhoria do preenchimento da ata seguinte. Nesta atividade será emitido um parecer ao pesquisador com a análise crítica do grupo. “O pesquisador tem o papel fundamental de orientar a equipe de pesquisa no correto preenchimento das atas eletrônicas”, ressalta Angélica.